Registro Trattamenti
Registro dei trattamenti
Il Registro dei Trattamenti è lo strumento che contiene tutte le operazioni di trattamento dei dati che vengono effettuate all’interno di un’organizzazione, sia essa un’azienda, un ente o un’associazione.
Nel Registro dei Trattamenti sono contenute tutte le informazioni che identificano le finalità del trattamento, le informazioni di dettaglio, le modalità di conservazione dei dati, le misure di sicurezza applicate e tutti quegli elementi necessari per verificare che gli obblighi normativi previsti dal GDPR siano correttamente rispettati.
Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti ma solo se non effettuano trattamenti a rischio (si veda art. 30, paragrafo 5) , devono tenere un registro delle operazioni di trattamento i cui contenuti sono indicati all'art. 30. Si tratta di uno strumento fondamentale non soltanto ai fini dell'eventuale supervisione da parte del Garante, ma anche allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all'interno di un'azienda o di un soggetto pubblico – indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio. Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.
RACCOMANDAZIONI
La tenuta del registro dei trattamenti non costituisce un adempimento formale bensì parte integrante di un sistema di corretta gestione dei dati personali.
Per tale motivo, si invitano tutti i titolari di trattamento e i responsabili, a prescindere dalle dimensioni dell'organizzazione, a compiere i passi necessari per dotarsi di tale registro e, in ogni caso, a compiere un'accurata ricognizione dei trattamenti svolti e delle rispettive caratteristiche – ove già non condotta. I contenuti del registro sono fissati, come detto, nell'art. 30; tuttavia, niente vieta a un titolare o responsabile di inserire ulteriori informazioni se lo si riterrà opportuno proprio nell'ottica della complessiva valutazione di impatto dei trattamenti svolti.